Vaihto-oppilasohjelmat, 14–18-vuotiaille

STS Classic vaihto-oppilasohjelmien ehdot

1. SOPIMUS

Nämä ehdot ovat STS Education AB:n (yritystunnus 556083-9358), vaihto-ohjelmaan osallistuvan oppilaan, (myöhemmin ´oppilas´) ja tämän huoltajan väliset. Sopimuksen hyväksyy STS Educationin puolesta STS Kielimatkat OY (Y-tunnus 0765766-2), jäljempänä ´STS´, joka on osa kansainvälistä STS Education AB -konsernia. STS Vaihto-oppilasohjelmien ehdot on laadittu ottaen huomioon vastaanottavan maan lait sekä vastaanottavan maan kulttuuri- ja vaihto-ohjelmien viralliset vaatimukset ja niihin liittyvät säädökset, mukaanlukien CSIET:n (Coucil of Standards for International Education Travel) ja DOS:n (Department of State, USA).

2. OHJELMAN KUVAUS

Vaihto-ohjelman yksityiskohdat, kuten kohdemaa, ohjelman aloitusajankohta, ohjelman pituus, ohjelmamaksut ja hinnoitteluun käytetty päivämäärä, on määritelty erikseen sähköpostitse lähetettävässä yhteenvedossa.

Vaihto-ohjelma on huolellisesti valmisteltu oppimiskokemus toisen maan ja kulttuurin jäsenenä. Vaihto-ohjelman ajan suomalainen nuori asuu ulkomailla osoitetussa paikallisessa perheessä ja käy paikallista koulua sen täysipäiväisenä oppilaana. Vaihto-ohjelman ajan vaihto-oppilaan ja hänen isäntäperheensä tukena on paikallinen järjestö.

3. OHJELMAN MUUTTAMINEN

Mikäli oppilas haluaa muuttaa ohjelman sisältöä lähettää STS päivitetyn yhteenvedon oppilaalle. Mikäli oppilas haluaa muuttaa ohjelmaa lopullisen hyväksymisen jälkeen (ks. kohta 8.) käsitellään muutos edellisen ohjelman peruutuksena ja prosessi aloitetaan alusta, edellisen ohjelman muutokseen sovelletaan tässä tapauksessa peruutusehtoja (ks. kohta 11.)

4. OHJELMAN SISÄLTÖ

Ohjelmahintaan sisältyy:

• vaihto-oppilashaastattelu ohjelmaan hakevalle oppilaalle ja huoltajalle/huoltajille

• matkajärjestelyissä ja valmistautumisessa avustaminen, tiedonjako

• Pre Departure Orientation -lähtövalmennus ennen lähtöä kotimaassa oppilaille ja väh. 1 huoltajalle (kuljetukset tapaamiseen eivät sisälly hintaan) ((PDO on pakollinen USA:han lähteville opiskelijoille))

• STS Welcome Camp (vaatii vähimmäismäärän osallistujia)

• sijoitus isäntäperheessä (Iso-Britanniassa, Irlannissa ja Espanjassa ohjelma sisältää perheille maksettavan kulukorvauksen)

• opiskelupaikka paikallisessa koulussa.

• meno-paluulennot Helsingistä kohteeseen, sekä liittymäkuljetukset kohdemaassa isäntäperheen luo (meno-paluu)

• vastaanotto ja kenttäkuljetukset kohteeseen saapuessa isäntäperheen tai STS:n henkilökunnan toimesta

• STS t-paita ja reppu

• paikallisen aluevalvojan, STS:n henkilökunnan sekä paikallisen järjestön tuki ohjelman ajan

• hätäpäivystys 24/7

• STS-diplomi vaihto-ohjelman suorittamisesta ohjelman päätyttyä

Ohjelmahintaan ei sisälly:

• tarvittat terveystarkastukset

• rokotukset

• viisumi, tai sitä varten vaadittavat lisätoimenpiteet

• mahdollinen erityisruokavaliomaksu

• USA:n SEVIS-maksu (Yhdysvaltain sisäisen turvallisuuden ministeriölle maksettava maksu opiskelijavaihto-vierailujärjestelmän rahoittamisesta ja ylläpidosta. Em. on tietokanta, jota käytetään vaihto-oppilaiden ja muiden kansainvälisten opiskelijoiden asiakirjojen käsittelemiseen heidän maassa oleskelunsa aikana)

• vapaaehtoinen peruutusturva

• käyttörahat

• kohteessa itsenäisesti tehtävät/ohjelman ulkopuoliset retket ja aktiviteetit

• koulupuku

• koululounaat

• paikallisen julkisen liikenteen käyttö / koulukyydit

• vakuutus

• valuuttakurssien muutoksista aiheutuvat lisäkustannukset

Jotkin lentoyhtiöt vaativat varaamaan alle 16-vuotiaille yksin matkustaville (UNMR = Unaccompanied minor) nuorille lisämaksullisen opastuspalvelun, jonka STS veloittaa asiakkaalta. lman huoltajaa matkustavien alle 16-vuotiaiden lisäpalveluja koskevat vaatimukset vaihtelevat lentöyhtiöittäin ja vaikka STS pyrkii välttämään lisämaksua vaativien lentoyhtiöiden käyttämistä, voi tämä joskus olla väistämätöntä. Mikäli asiakas haluaa vapaa-ehtoisesti lisätä pavelun nuoren varaukseen, laskutetaan palvelu suoraan asiakkaalta. On otettava huomioon, ettei palvelu ole mahdollinen kaikilla STS:n käyttämillä lentoyhtiöillä.

5. OHJELMAAN HYVÄKSYMINEN

Perusvaatimukset oppilaan hyväksymiseen STS Vaihto-ohjelmaan ovat:

• vähintään hyväksytty arvosana kaikista kouluaineista kuluvalta tai viimeiseltä 3 lukuvuodelta

• täysipäiväinen opiskelu vähintään 1-6 jakson ajan ennen suunniteltua lähtöä

• 14-18-vuoden ikä sekä kohdemaan koulujärjestelmän omien ikävaatimusten täyttäminen

• perustason englannin ymmärtäminen, puhuminen, lukeminen ja kirjoittaminen. Lisäksi kohdemaan mahdollisten lisäkielivaatimusten täyttäminen

• perusterveys, vakaa fyysinen ja psyykkinen kunto

• motivoitunut ja joustava luonne ja asenne

6. ALUSTAVA HYVÄKSYMINEN OHJELMAAN

Paikallinen STS toimiston henkilökunta hyväksyy oppilaan alustavasti vaihto-ohjelmaan oppilaalle tehdyn vaihto-oppilashaastattelun ja sen yhteydessä annettujen tietojen pohjalta.

7. VAIHTO-OHJELMAPAIKAN VAHVISTAMINEN

Alustavasta hyväksyminen vahvistetaan oppilaalle ja huoltajalle sähköpostitse. Hyväksymiskirjeen lisäksi lähetetään lasku ohjelman varausmaksun suorittamista varten. Paikka vaihto-ohjelmassa vahvistetaan suorittamalla varausmaksu annettuun eräpäivään mennessä.

8. LOPULLINEN HYVÄKSYMINEN VAIHTO-OHJELMAAN

Hyväksyttyjen sopimusehtojen ja suoritetun varausmaksun jälkeen lähetetään oppilaalle sähköpostitse ohjeet ja sisäänkirjautumistiedot hakupaketin täyttämistä varten. Aikaa hakupaketin täyttämiselle on 30 päivää, jonka jälkeen valmis hakupaketti lähetetään kohdemaahan.

Kun vastaanottava kohdemaa on vastaanottanut hakupaketin, on oppilaan oltava valmis täydentämään pakettia ja vastaamaan paketista mahdollisesti heränneisiin kysymyksiin. Oppilas kommunikoi paketista vastaanottavan maan kanssa kotimaansa toimiston kautta. Myös hakupaketin täydentämiseen ja siitä heränneisiin lisäkysymyksiin kuluvan ajan vuoksi suosittelemme koko hakuprosessin ajan pysymään annetussa aikataulussa ja täyttämään paketin annetussa 30 päivässä. Lopullinen hyväksyminen vaihto-ohjelmaan lähetetään oppilaalle ja huoltajalle kohdemaan hyväksyttyä hakupaketin. Tämän jälkeen alkaa sijoituksen etsiminen.

Huomaathan, että ohjelmaan hyväksyminen perustuu oppilaan STS:lle hakuprosessin aikana ja hakupaketissa antamiin tietoihin. Mikäli tiedot muuttuvat hakuprosessin aikana, on siitä välittömästi ilmoitettava STS:lle. Mikäli STS on saanut virheellistä tietoa oppilaan terveydentilasta, iästä, kouluarvosanoista tai muusta ohjelmaan hyväksymiseen vaikuttavista seikoista, tai muuttunutta tietoa ei ole tiedotettu STS:lle, pidättää STS itsellään oikeuden peruuttaa oppilaan paikka vaihto-ohjelmassa ja/tai poistaa oppilas ohjelmasta. Tälläisessa tapauksessa STS pidättää itsellään jo suoritetut ohjelmamaksut, eikä ole velvollinen palauttamaan oppilaalle jo maksettuja suorituksia ohjelmahinnasta.

9. OHJELMAN SÄÄNNÖT

Oppilaan tulee yhdessä huoltajan/huoltajien kanssa tutustua STS:n sääntöihin ennen sopimuksen allekirjoittamista. Ohjelman säännöt sisältävät osia, joita sovelletaan vastaanottavassa maassa kohteen omien säädösten mukaan ja ne ovat voimassa koko ohjelman ajan.

STS:n sääntöjen lisäksi oppilaan on aina kunnioitettava vastaanottavan maan kulttuuria ja noudatettava sen lakeja. Osallistuakseen vaihto-ohjelmaan tulee jo 18-vuotta täyttäneen oppilaan allekirjoittaa ohjelman sääntöjen lisäksi suostumus, jonka turvin STS:llä on oikeus jakaa oppilaaseen liittyvää tietoa oppilaan huoltajan/huoltajien kanssa (kts. STS:n tietosuojakäytäntö ja oppilaan ja huoltajan nimenomainen suostumus).

10. MUUTA

BREXIT: Iso-Britannia saattaa jatkossa vaatia lisämaksuja suomalaisilta vaihto-oppilailta. Tämä ei ole todennäköistä, mutta voi vaikuttaa vaihto-ohjelman kuluihin Ison-Britannian vaihto-ohjelmissa.

11. MAKSUEHDOT

Vaihto-ohjelman hinta maksetaan neljässä osassa ja laskut lähetetään sähköpostitse. Vaihto-ohjelman hintaa voi lyhentää suuremmissakin erissä käyttämällä aiemmin lähetettyjen laskujen maksu- ja viitetietoja.

Laskujen ajankohdat ja eräpäivät määräytyvät ohjelman alkamisajankohdan mukaan. Huomaathan, että ohjelman alkamisajankohta ei ole sama asia, kuin yksittäisen oppilaan vaihto-ohjelman alkamispäivä. Yksilöllinen lähtöpäivä ilmoitetaan erikseen paikallisen STS-toimiston toimesta. Suuntaa antava vaihto-ohjelman alkamisajankohta näkyy kohdassa 3 mainitussa, erikseen lähetettävässä yhteenvedossa, ja on joko:

Syksyn lähtö - 1/7

Kevään lähtö - 1/1

Maksusuunnitelma STS Classic-ohjelmassa:

• Varausmaksu - vaihto-oppilashaastattelun jälkeen ohjelmaan alustavasti hyväksyttäessä – 650 €

• 1. osamaksu – noin 7 kk ennen ohjelman alkamista - 25% ohjelmahinnasta

• 2. osamaksu – noin 4 kk ennen ohjelman alkamista - 30% ohjelmahinnasta

• Loppulasku – noin 2 kk ennen ohjelman alkamista – jäljellä oleva osuus ohjelmahinnasta sisältäen mahdolliset lisäkustannukset ja alennukset

Loppulasku

Loppulasku sisältää varausmaksun ja osamaksujen jälkeen jäljellä olevan osuuden ohjelmahinnasta, mahdolliset lisäpalvelut, kuten vakuutuksen, mahdolliset kampanja-alennukset, mahdolliset lentoverot sekä valuuttakurssien muutoksista tai lentojen huomattavista hinnannousuista mahdollisesti aiheutuneet ennakoimattomat kulut. Ylimääräiset kustannukset ja/tai hinnanalennukset näkyvät eriteltynä loppulaskulla.

Valuuttakurssien muutokset

STS on määrittänyt sekä ohjelmanmaksun, että ohjelmaan suoraan liittyvien lisäpalveluiden hinnat tiettynä päivämääränä (päivämäärä on mainittu oppilaalle lähetetyssä varausvahvistuksessa). Loppulaskutuksen yhteydessä STS vertaa valuuttakursseja hintojen asetuspäivämäärän ja loppulaskutuksen päivämäärän välillä ja mikäli valuuttakurssien ero on 0,5 % tai suurempi, laskutetaan oppilaalta erillinen valuuttakurssilisä, joka näkyy eriteltynä loppulaskulla.

Mikäli valuuttakurssien noususta aiheutunut lisäkustannus on yli 7,5 % ohjelmamaksun alkuperäishinnasta, on asiakkaalla oikeus peruuttaa ohjelma kuluitta.

Lisätietoja

Maksuerät, jotka ovat yleisen maksusuunnitelman mukaan erääntyneet ennen oppilaan hyväksymistä ohjelmaan, laskutetaan ensimmäisen osamaksun yhteydessä. Mikäli oppilas haluaa tehdä muutoksia yleiseen maksusuunnitelmaan, on näistä muutoksista neuvoteltava ja sovittava STS:ltä määritellyn yhteyshenkilön kanssa erikseen. Koko ohjelmamaksu tulee olla suoritettuna ennen ohjelman alkua. Mikäli ohjelmamaksu tai sen osa on suorittamatta, ei oppilas voi osallistua vaihto-ohjelmaan.

LISÄPALVELUT

Peruutusturvat:

STS tarjoaa kahta erilaista vapaaehtoista peruutusturvaa.

Varausmaksun yhteydessä oppilaan on mahdollista valita vapaaehtoinen peruutusturva, jonka hinta, 100 €, tulee suorittaa varausmaksun yhteydessä. Mikäli tarvetta peruutusturvalle ei ole, voi peruutusturvan hinnan vähentää varausmaksusta. STS Lisäturva kattaa peruutuksesta aiheutuvat toimistokulut, mikäli peruutus joudutaan tekemään oppilaan tai perheenjäsenen sairauden, kuolemantapauksen tai onnettomuuden vuoksi. Peruutusta varten vaaditaan erillinen virallinen selvitys (esim. lääkärintodistus) lisäturvan voimaan astumiseksi. Mikäli peruutus tehdään muista, kuin yllä luetelluista syistä, noudatetaan peruutuksessa kohdassa 12 määriteltyjä ehtoja. Peruutusturvan hintaa ei palauteta.

Laajennetulla peruutusturvalla oppilas voi peruuttaa ohjelman aina 10 päivää ennen ohjelman alkua saakka ilman erillistä syytä. Myös laajennettu peruutusturva tulee hankkia prosessin alussa ja maksaa varausmaksun yhteydessä. Hintatiedot laajennetulle peruutusturvalle saat ottamalla yhteyttä paikalliseen STS:n toimistoon. Peruutettaessa myöhemmin, kuin 10 päivää ennen ohjelman alkua, noudatetaan peruutuksissa kohdassa 12 määriteltyjä ehtoja.

Molemmat peruutussuojat kattavat koko ohjelmamaksun peruutussuojan hintaa lukuun ottamatta. Peruutusturva ei kata oppilaalle aiheutuneita ylimääräisiä kustannuksia, kuten viisumikuluja, terveystarkastuksia, rokotuksia tai mahdollisia matkakuluja suurlähetystöön. Sekä peruutusturva että laajennettu peruutusturva on maksettava varausmaksun yhteydessä, eikä niitä ole mahdollista lisätä myöhemmin.

Vakuutus:

Osallistuakseen STS Vaihto-ohjelmaan, on oppilaalla oltava koko ohjelman ajan voimassa oleva vakuutus. STS tarjoaa lisäpalveluna räätälöityä matkavakuutusta, johon sisältyy sairausvakuutus sekä matkustaja- ja vastuuvakuutus. Mikäli oppilas haluaa ottaa vakuutuksen toisesta vakuutusyhtiöstä, on vakuutuksen oltava vastaanottavan maan lakien ja säädösten mukainen, sekä vastaanottavan sijoitusorganisaation hyväksymä. Oman vakuutuksen ehdot on kokonaisuudessa esitettävä STS:lle viimeistään 90 päivää ennen ohjelman alkamisajankohtaa, jotta sijoitusorganisaatio ehtii hyväksymään vakuutuksen.

Alue-, kaupunki- tai osavaltiotoive:

Joissain kohteissa on mahdollista toivoa sijoittuvansa tietylle alueelle, kaupunkiin tai osavaltioon. Perimme toteutuneista alue-, kaupunki- ja osavaltiotoiveista erillisen hinnaston mukaisen lisäpalvelumaksun. Paikkoja on rajoitetusti ja ne täytetään varausjärjestyksessä. Emme voi kaikissa tapauksissa taata toiveen mukaista sijoitusta. Emme veloita lisämaksua toteutumattomasta aluetoiveesta.

Retket kohteessa ohjelman aikana:

STS tarjoaa mahdollisesti oppilailleen ohjelman aikana kohteessa tehtäviä retkiä, joista on kohdekohtaisesti saatavilla lisätietoja olemalla yhteydessä paikalliseen STS:n toimistoon ennen matkaa tai oppilaalle osoitettuun aluevalvojaan ohjelman aikana. Nämä retket ovat vapaaehtoisia ja omakustanteisia ja niitä voi varata kohdemaahan saavuttua. Retkiä koskevat erilliset varaus-, maksu- ja peruutusehdot.

11. PERUUTUSEHDOT

Peruutuksissa sovelletaan seuraavia ehtoja:

• Peruutettaessa yli 150 päivää ennen ohjelman alkamista, pidättää STS varausmaksun, 650 €

• Peruutettaessa 149-90 päivää ennen ohjelman alkamista, pidättää STS 20% ohjelman kokonaishinnasta*

• Peruutettaessa 89-30 päivää ennen ohjelman alkamista, pidättää STS 40% ohjelman kokonaishinnasta*

• Peruutettaessa alle 30 päivää ennen ohjelman alkamista, pidättää STS 70% ohjelman kokonaishinnasta*

*ohjelman kokonaishintaan lasketaan peruutustutilanteessa mukaan valittujen lisäpalvelujen hinta niiltä osin, joilta STS:lle on jo koitunut kuluja yhteistyökumppaneille, kolmansille osapuolille tai kohdemaahan. Tällaisia ovat esimerkiksi vakuutus sekä toteutunut aluetoive. Vapaaehtoisen peruutusturvan hintaa ei koskaan palauteta.

Mikäli oppilaalle on osoitettu sijoitus (isäntäperhe) kohdemaassa ja sijoitustiedot on toimitettu jo oppilaalle, peritään peruutuksesta peruutusehtojen mukaisten peruutuskulujen lisäksi 500 €:n sijoituslisä.

Mikäli oppilas on alustavasti hyväksytty vaihto-ohjelmaan, mutta vastaanottava sijoitusorganisaatio ei anna lopullista hyväksyntäänsä, palauttaa STS oppilaalle jo suoritetut maksut kokonaisuudessaan.

Mikäli oppilasta ei hyväksytä oppilaan itse hakuprosessin aikana antamien virheellisten tai vajaiden tietojen perusteella, pidättää STS jo suoritetun varausmaksun.

Peruutustilanteessa on oppilaan palautettava jo saamansa viisumiasiakirjat paikalliselle STS toimistolle viivytyksettä. Mahdolliset peruutuksesta aiheutuneet palautukset, voidaan pidättää STS:llä asiakirjojen toimitukseen saakka. Kadonneista viisumiasiakirjoista pidätämme peruutuksesta mahdollisesti koituvista palautuksista tai perimme peruutuskulujen lisäksi 320 €:n lisämaksun.

Peruutustapauksissa on tieto ohjelman perumisesta ilmoitettava paikalliselle STS toimistolle välittömästi sähköpostitse. Mikäli peruutuksesta ei saavu vahvistusta seuraavan arkipäivän kuluessa, on peruutuksesta ilmoitettava uudelleen puhelimitse vahvistuksen saadakseen.

12. OHJELMAN KESKEYTTÄMINEN

Vaihto-ohjelma alkaa oppilaalle erikseen osoitettuna ja ilmoitettuna lähtöpäivänä tälle varattujen lentojen aikataulun mukaan. Mikäli oppilas tai oppilaan huoltaja/huoltajat päättävät keskeyttää ohjelman ennenaikaisesti, tai oppilas joutuu keskeyttämään ohjelman STS:n sääntöjä tai sopimuksia tai kohdemaan lakeja tai vastaanottavat järjestön sääntöjä tai sopimuksia rikottuaan, voi oppilas palata kotiin STS:n kautta saadulla paluulipulla sillä edellyttäen, että paluulipun päivämäärää on mahdollista muuttaa. Mahdolliset lentolipun muuttamisesta aiheutuvat lisäkulut veloitetaan oppilaalta tai hänen huoltajiltaan.

STS ei korvaa rahallisesti ennenaikaisesti keskeytetystä ohjelmasta jäljelle jäänyttä osaa. STS:n alihankkijoilta mahdollisesti saadut hyvitykset käyttämättä jääneen ohjelma-ajan opintomaksuista ja/tai vakuutusmaksuista hyvitetään oppilaalle. STS Education AB:n kohteessa myymien vapaaehtoisten retkien ja aktiviteettien kohdalla sovelletaan erillisiä peruutusehtoja.

13. VIISUMI

Osa vaihto-oppilaista tarvitsee viisumin osallistuakseen vaihto-ohjelmaan. Viisumihakemus on henkilökohtainen. Viisumin hankkiminen oikeille päivämäärille on oppilaan omalla vastuulla, mutta STS on apuna viisumiprosessissa ja välittää tarvittaessa viisumia varten tarvittavia asiakirjoja vastaanottavan maan ja oppilaan välillä. Mikäli oppilaalla ei lähtöpäivänä ole vaadittavaa viisumia, eikä hän näin ollen pysty aloittamaan ohjelmaa hänelle osoitettuna päivämääränä, tulevat kustannukset uuden lähtöpäivän järjestelystä ja lentojen uudelleen aikatauluttamisesta oppilaalle itselleen. Mikäli oppilaalla on muun, kuin Suomen kansalaisuus tai kaksoiskansalaisuus, tulee oppilaan itse olla yhteydessä oman maansa suurlähetystöön häneltä vaadittavien asiakirjojen ja dokumenttien selvittämiseksi.

14. LENNOT JA MATKUSTAMINEN

Oppilaan yksilöllinen lähtöpäivä määräytyy koulun alkamisajankohdan, isäntäperheen aikataulujen ja paikallisen sijoitusorganisaation vaatimusten mukaan. Paluupäivä määräytyy koulun lukuvuoden päättymispäivän mukaan. Yleissääntö on, että oppilas palaa kotiin noin 5-10 päivän sisällä koulun päättymisen jälkeen. Mikäli koulujen päättymispäivään tulee ohjelman aikana muutoksia, muutetaan vastaavasti myös paluupäivää. STS tiedottaa oppilasta ja huoltajaa/huoltajia mahdollisista muutoksista mahdollisimman pian niiden ilmettyä.

Oppilaat lentävät sekä meno- että paluumatkansa joko ryhmässä tai yksin. Matkalla voi olla mukana STS:n henkilökuntaa. Ohjelman hintaan sisältyy meno-paluulennot Helsinki-Vantaan lentoasemalta kohteeseen, sekä kohdemaan sisäiset lennot sijoitusalueelle. Lentoihin sisältyy aina 1 käsimatkatavara ja 1 lentoyhtiön matkatavarasääntöjen mukainen ruumaan menevä laukku. Lentoyhtiökohtaiset matkatavarasäännöt löytyvät lentoyhtiöiden omista verkkosivuilta. STS ilmoittaa käytettävän lentoyhtiön lentokirjeessä ennen ohjelman alkua. Mikäli matkalla käytettävien lentoyhtiöiden matkatavarasäännöt eroavat toisistaan ja oppilaalle koituu matkatavaroista johtuvia lisäkustannuksia kohdemaan sisäisillä lennoilla, hyvittää STS kustannukset oppilaalle, mikäli näistä toimitetaan STS:lle selvitys 6 päivän sisällä kyseisten lentojen ajankohdasta. Mahdolliset ylimääräiset matkatavarat tai erikoismatkatavarat eivät sisälly hintaan ja ovat omakustanteisia.

15. PAIKALLISORGANISAATIO

STS:llä on vastaanottavissa kohdemaissa paikallisia sijoitusorganisaatioita. Sijoitusorganisaation tehtävä on rekrytoida, haastatella ja hyväksyä paikalliset isäntäperheet, koordinoida sijoitusprosessi ja olla perheiden, koulujen ja oppilaiden tukena vaihdon ajan. Sijoitusorganisaatio vastaa myös jokaiselle oppilaalle erikseen osoitettujen paikallisten aluekoordinaattoreiden rekrytoimisesta ja kouluttamisesta. Aluekoordinaattorin tehtävä on tarvittaessa toimia oppilaan kontaktihenkilönä ja tukena ohjelman ajan. Maissa, joissa STS:llä ei ole omaa sijoitusorganisaatiotaan, hoitaa sijoitusorganisaation virkaa huolella valittu ja kokenut yhteistyökumppani. Paikallisella sijoitusorganisaatiolla sekä valituilla yhteistyökumppaneilla on oikeus tehdä oppilaaseen liittyviä päätöksiä isäntäperheen ja oppilaan etujen mukaisesti. Oppilas sekä huoltaja/huoltajat ovat velvollisia kunnioittamaan tehtyjä päätöksiä.

16. ISÄNTÄPERHE

Kaikki isäntäperheet käyvät läpi valintaprosessin, joka sisältää kotikäyntejä, suosittelijoiden kontaktoinnin sekä rikosrekisteritarkistukset. Perheiden valinta perustuu lisäksi kirjalliseen hakemukseen. Isäntäperheet voivat asua eri puolilla kohdemaata ja he voivat tulla eri yhteiskuntaluokista, uskonnoista ja etnisistä taustoista. STS ei syrji isäntäperheitä etnisen taustan, kansallisuuden, sukupuolen, seksuaalisuuden, uskonnon tai perherakenteen perusteella. Isäntäperheen kotitalous voi käsittää yhden tai useamman henkilön, yksinhuoltajan, pariskunnan tai samaa sukupuolta olevan pariskunnan, jolla on tai ei ole omia lapsia tai jonka lapset ovat jo muuttaneet kotoa. Isäntäperhe valitsee oppilaan, eikä oppilas voi kieltäytyä hänelle osoitetusta sijoituksesta.

Mikäli oppilaalla on tiedossa oma isäntäperhe (suorasijoitus) sekä mahdollinen koulupaikka isäntäperheen koulualueelta, tulee kyseisen perheen käydä hyväksytysti läpi sama valintaprosessi, kuin muidenkin STS:n isäntäperheiksi valittujen perheiden.

Suorasijoituksen isäntäperhe tai talouteen kuuluva yksittäinen jäsen ei voi olla oppilaalle sukua oppilaalle tai puhua samaa äidinkieltä oppilaan kanssa. Hyväksytystä suorasijoituksesta myönnetään suorasijoitusalennus ohjelman kokonaishinnasta.

17. KOMMUNIKOINTI

Jokaiselle oppilaalle osoitetaan oma aluekoordinaattori / paikallinen edustaja, joka on sekä oppilaan, että isäntäperheen paikallinen yhteyshenkilö ohjelman ajan. Mikäli oppilaalla tulee ohjelman aikana huolia tai kysymyksiä ohjelmaan liittyen, tulee hänen ensisijaisesti ottaa yhteyttä aluekoordinaattoriinsa.

On tärkeää, että oppilas on rehellinen ja tuo ilmi hänelle heränneet kysymykset ja huolet ja ilmaisee mahdollisesti ilmenneen tarpeensa apuun ja/tai tukeen ohjelman aikana. STS ei pysty puuttumaan mahdollisiin epäkohtiin ohjelman aikana, mikäli oppilas ei tuo näitä STS:n tietoon aluekoordinaattorinsa kautta.

Oppilaan huoltajalle/huoltajille ohjelman aikana mahdollisesti ilmenneet kysymykset tulee osoittaa kotimaan STS:n toimistolle. Huoltajan ei tule olla missään tapauksessa yhteydessä oppilaan aluekoordinaattoriin tai kohdemaan järjestöön, vaan hoitaa kommunikointi selkeyden vuoksi kotimaan STS toimiston kautta.

18. VALITUKSET JA REKLAMAATIOT

Ohjelmassa ilmenneet virheet, puutteet tai poikkeamat on ilmoitettava välittömästi tämän sopimuksen kohdassa 17 (Kommunikointi) selvitetyin menetelmin.

Mikäli oppilas ja/tai huoltaja/huoltajat eivät ole tyytyväisiä ilmoittamansa virheen/puutteen johtamiin toimenpiteisiin oppilaan kotimaan STS toimiston tai kohteen organisaation toimesta, tai mikäli osoitettua virhettä/puutetta ei pystytä em. tahojen toimesta korjaamaan, tulee asiasta tehdä STS:lle kirjallinen reklamaatio. Mahdolliset reklamaatiot tulee toimittaa STS:lle kohtuullisessa ajassa ohjelman päätyttyä, viimeistään 2 kuukautta koulun loppumisesta kohdemaassa. Reklamaation vastaanotettuaan STS palaa oppilaalle suuntaa-antavan käsittelyaikataulun tiimoilta. On huomattava, että STS:n sääntöjen, tässä sopimuksessa mainittujen kohtien, kohdemaan lakien ja/tai vastaanottavan organisaation asettamien sääntöjen rikkominen voi johtaa oppilaan ohjelman ennenaikaiseen keskeytykseen.

19. VAPAUTUS VASTUUSTA

STS ei ota vastuuta eikä ole korvausvelvollinen oppilaalle aiheutuneista vahingoista, jotka johtuvat ylivoimaisista esteistä, kuten luonnonkatastrofista, lakosta, sodasta tai vastaavasta force majeure -tapahtumasta. STS ei myöskään ota vastuuta tai ole korvausvelvollinen vahingoista, jotka aiheutuvat oppilaan oman huolimattomuuden takia.