Tietosuojakäytäntö

STS Kielimatkojen tietosuojaseloste – Sisältö ja yhteenveto

Yksityisyytesi suojaaminen on meille tärkeää. Tässä tietosuojaselosteessa haluamme kertoa, kuinka käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi ja mitä oikeuksia sinulla on kotisivujemme käyttäjänä. Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkea tietoa, joka liittyy sinuun, esimerkiksi nimi- ja yhteystietoja.

Pääsääntöisesti käytämme henkilötietojasi seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• markkinoidaksemme tuotteitamme lähettämällä uutiskirjeitä ja/tai esitteitä näin pyytäessäsi;
• vastataksemme kysymyksiisi tuotteisiimme ja toimintaamme liittyen;
• varataksemme sinulle paikan järjestämästämme tilaisuudesta/tapahtumasta;
• käsitelläksemme hakemuksesi vaihto-ohjelmaan tai kiinnostuksesi ryhtyä STS Ambassadoriksi tai isäntäperheeksi vaihto-oppilaalle
• kirjataksemme tekemäsi varauksen yhdelle matkoistamme.

Tietosuojalain mukaisesti sinulla on oikeus esimerkiksi peruuttaa markkinointimateriaalien vastaanottaminen milloin haluat. Voit lukea lisää oikeuksistasi vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn kohdasta Kuinka voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn?

Haluatko tietää lisää? Olemme koonneet alle tiedot siitä kuinka, mistä syistä ja kuinka kauan säilytämme/käsittelemme henkilötietojasi.

Sisältö

• STS Kielimatkojen tietosuojaseloste – Sisältö ja yhteenveto
• Kuka on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä?
• Mistä lähteistä STS kerää henkilötietoja?
• Onko henkilötietojen luovuttaminen pakollista? Entä jos en luovuta pyydettyjä tietoja?
• Kenellä voi olla pääsy henkilötietoihin?
• Siirrämmekö henkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle?
• Kuinka voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn?
• Lisätietoa käsiteltävien henkilötietojen luonteesta, niiden käsittelytarkoituksesta, käsittelyn oikeusperusteista ja käsittelyn kestosta
• Henkilötietojesi käsitteleminen materiaalia pyydettäessä ja palveluita markkinoitaessa
• Henkilötietojesi käsitteleminen lisätietoja pyydettäessä /vastataksemme tiedusteluusi/esittämääsi kysymykseen
• Henkilötietojesi käsitteleminen ilmoittautuessasi yhteen tapaamisistamme/tilaisuuksistamme
• Henkilötietojesi käsitteleminen ilmaistessasi kiinnostuksesi isäntäperhe- tai STS Ambassador -toimintaan kotisivuillamme
• Henkilötietojesi käsitteleminen varatessasi matkan tai hakiessasi vaihto-ohjelmaan

Kuka on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä?

Kun STS käsittelee henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa alta löytyvän kuvauksen mukaisesti, rekisterinpitäjänä toimii ja henkilötietojen käsittelystä vastaa ruotsalainen STS Education Group AB, yritystunnus 559251-3112.

Tämä seloste käy läpi, kuinka käsittelemme kotisivujemme kautta saapuneita henkilötietojasi. Jos olet varaamassa/varannut kielimatkan, hakemassa/hakenut vaihto-ohjelmaan tai ilmoittautumassa/ilmoittautunut mukaan Ambassador-ohjelmaan, saat erikseen tietosuojaselosteen, joka käsittelee omaa rooliasi STS:llä. Mikäli haluat tutustua näihin tietosuojaselosteisiin jo etukäteen, olethan yhteydessä meihin puhelimitse tai sähköpostitse.

Olethan meihin yhteydessä myös, jos sinulla herää kysyttävää henkilökohtaisten tietojesi käsittelystä tai haluat alla määriteltyjen oikeuksiesi myötä vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn.

Pääyhtiömme yhteystiedot:
osoite: Vasagatan 7, 411 24 Gothenburg, Sweden
puhelinnumero: +46 771-20 20 40
sähköpostiosoite: dataprotection@sts.se

Suomen toimiston puhelinnumero: 09-6850 830

Mistä lähteistä STS kerää henkilötietoja?

Kaikki henkilötietosi, joita kotisivujemme kautta käsittelemme, ovat sinun tai huoltajasi meille antamia. Jos nuori on alle 18-vuotias, saa STS siis häntä koskevia tietoja myös tämän huoltajalta.

Onko henkilötietojen luovuttaminen pakollista? Entä, jos en luovuta pyydettyjä tietoja?

Yleisesti ottaen päätät aina itse ensisijaisesti mitä tietojasi haluat jakaa kanssamme. Jos kuitenkaan pyyntösi/varauksesi täytäntöönpanemiseksi tarvittavia tietoja ei luovuteta STS:lle, emmekä voi niitä käsitellä, emme voi vahvistaa varaustasi tai lähettää sinulle pyytämääsi materiaalia. Toimimme siis sinun sanelemiesi ehtojen mukaan, esimerkiksi lähettäessämme esitteen sinulle postitse, mikäli olet sitä pyytänyt ja jakanut kanssamme lähetystä varten tarvittavat henkilötiedot.

Kenellä voi olla pääsy henkilötietoihin?

Pääasiassa henkilötietojesi käsittelijänä toimii vain STS, mutta voimme jakaa tietosi kolmannelle taholle, mikäli tilauksesi/pyyntösi täytäntöönpaneminen sitä vaatii.

Kuinkavoimmejakaahenkilötietojasi?

• Voimme jakaa henkilötietojasi talon sisäisten tai sen ulkopuolisten IT-toimijoiden sekä muiden toimijoiden kanssa, mutta kuitenkin vain silloin, kun se on välttämätöntä kolmannelle osapuolelle sopimuksen/tilauksesi täydentämisen vuoksi;
• Tilatessasi esitteen, jaamme yhteystietosi esitettä painavan ja sen sinulle puolestamme kuljettavan toimijan kanssa.

Luovutammekohenkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle?

STS saattaa luovuttaa tietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle siinä tapauksessa, että se on välttämätöntä kommunikoidaksemme kanssasi tai käsitelläksemme kotisivujemme kautta tekemäsi tilauksesi/varauksesi.

STS saattaa lisäksi siirtää henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolisille IT-toimittajille, jotka käsittelevät henkilötietoja STS:n puolesta käsittelijöinä. Tietoja siirretään, jotta STS saa palvelua pilvipalveluita, IT-tukea ja ylläpitopalveluja STS:lle tarjoavilta toimijoilta ja toimittajilta. Tarkempia tietoja yrityksistä, joilla on mahdollisesti pääsy henkilötietoihisilöydät[täällä].

Kun STS luovuttaa henkilötietoja IT-toimittajilleen, siirto perustuu joko yleisen tietosuoja-asetuksen 45 artiklassa tarkoitettuun tietosuojan riittävyyttä koskevaan komission päätökseen tai yleisen tietosuoja-asetuksen 46 artiklassa tarkoitettuihin vakiomuotoisiin sopimuslausekkeisiin tai Privacy Shield -järjestelyyn.

STS vastaa mielellään henkilötietojen luovutusta ja siirtoa koskeviin kysymyksiin ja toimittaa pyydettäessä tiedot asianmukaisista suojatoimista. STS:n yhteystiedot on mainittu edellä.

Kuinka voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn?

Tietosuojalain mukaisesti sinulla on oikeus vaikuttaa siihen, kuinka ja kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään. Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä STS:ään. Yhteystiedot on mainittu edellä.

Oikeus peruuttaa tietojen jakaminen ja vastustaa niiden käsittelemistä

Sinulla on oikeus osittain tai täysin peruuttaa suostumuksesi antamiesi henkilötietojen käsittelemiseen ja jakamiseen. Peruutus astuu voimaan ja käsitellään heti sen tehtyäsi.

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä ja peruuttaa markkinointimateriaalien, kuten uutiskirjeiden vastaanottaminen milloin haluat.

Oikeutta tietojen jakamisen vastustamisessa sovelletaan käsittelyn laillisten etujen tasapainoon. Lue lisää alla olevasta taulukosta. Joissain tapauksissa oikeutta voidaan rajoittaa, mikäli osoitettavissa on pakottavia ja perusteltuja syitä tietojen käsittelyyn, esimerkiksi jos kyseessä on perusoikeuksiasi korkeampi oikeudellinen vaatimus tai käsittelyä vaaditaan oikeudellisten vaatimusten maarittämiseen, harjoittamiseen tai puolustamiseen. Tällaisessa tapauksessa sinulla ei ole oikeutta vastustaa käsittelyä.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin. Tämä tarkoittaa, että rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitteleekö STS häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsittelee, oikeus saada sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen pääsy henkilötietoihin ja oikeus saada kopio siitä, mitä tietoja sinusta käsitellään.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus vaatia itseäsi koskevien epätarkkojen tai virheellisten henkilötietojen korjaamista, oikaisua tai täydentämistä.

Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") ja oikeus tieojen käsittelyn rajoittamiseen

Tietyissä olosuhteissa sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn lopettamista ja niiden poistamista, jos näet, että niiden säilyttäminen tai käsitteleminen ei enää ole tarpeellista siihen tarkoitukseen, jota varten ne on alunperin kerätty tai haluat peruuttaa pyyntösi/varauksesi/tilauksesi, jonka vuoksi henkilötiedot on kerätty, eikä tietojen säilyttämiselle tai niiden käsittelemiselle enää ole lainmukaista oikeutta.

Sinulla on oikeus myös pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun henkilötietojen käsittely on lainvastaista tai on syytä epäillä henkilötietojen oikeellisuutta.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Sinulla on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU:n/ETA:n jäsenvaltiossa, jossa on vakituinen asuin- tai työpaikkasi tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Oikeus siirättää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus pyytää STS:ää siirtämään toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa ja yhteentoimivassa muodossa toiselle rekisterinpitäjälle (oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen).

Oikeutta voi käyttää silloin, kun

• käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja
• käsittely suoritetaan automaattisesti.

Kun rekisteröity käyttää oikeuttaan siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, hänellä on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan STS:ltä toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Lisätietoa käsiteltävien henkilötietojen luonteesta, niiden käsittelytarkoituksesta, käsittelyn oikeusperusteista ja käsittelyn kestosta

Antamiasi henkilötietoja käytetään esitteiden tai muun markkinintimateriaalin lähettämiseen, kyselyysi vastaamiseen ja/tai tilaisuuteen/tapahtumaan osallistumisesi kirjaamiseen pyyntösi mukaan. Näiden lisäksi käsittelemme henkilötietojasi osoittaessasi kiinnostuksesi isäntäperhetoimintaan tai Ambassador-ohjelmaamme, varatessasi matkan kauttamme tai markkinoidaksemme palveluitamme.

Alta voit lukea, kuinka käsittelemme henkilötietojasi eri tilanteissa.

Henkilötietojesi käsitteleminen materiaalia pyydettäessä ja palveluita markkinoitaessa

Mitä tarkoituksia varten STS käsittelee henkilötietoja?	Mitä henkilötietoja STS käsittelee?	Mikä on STS:n oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle?	Kuinka kauan STS käsittelee henkilötietoja?
Lähettääkseen tilaamiasi uutiskirjeitä.	Sähköpostiosoitettasi. Selvittääksemme, mikä markkinointimuoto on sopivin juuri sinulle, käytämme tietoja, jotka olet jakanut kanssamme käyttäessäsi kotisivujamme.	Suostumuksesi.	Kunnes peruutat uutiskirjetilauksesi tai suostumuksesi suoramarkkinointiin.
Lähettääkseentilaamasiesitteen.	Nimeäsi, puhelinnumeroasi ja sähköpostiosoitettasi. Jos olet tilannut esitteen kotiisi, käsittelemme myös postiosoitettasi.	Käsittelyä vaaditaan täyttääksemme toiveesi, tässä tapauksessa lähettääksemme sinulle tilaamasi esitteen.	Kunnes olemme varmistaneet, että olet vastaanottanut esitteen, etkä kaipaa enää lisätietoja sen tiimoilta.
Ollaksemme sinuun yhteydessä tilattuasi meiltä materiaalia, kuten esitteen tai uutiskirjeen (katso yltä ja alta).	Nimeäsi, yhteystietojasi ja muita tietoja, jotka olet jakanut kanssamme täyttäessäsi tilauslomakkeen kotisivuillamme.	Suostumuksesi.	Kunnes toivot niin, tai kunnes peruutat uutiskirjetilauksesi.

Henkilötietojesi käsitteleminen lisätietoja pyydettäessä /vastataksemme tiedusteluusi/esittämääsi kysymykseen

Mitä tarkoituksia varten STS käsittelee henkilötietoja?	Mitä henkilötietoja STS käsittelee?	Mikä on STS:n oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle?	Kuinka kauan STS käsittelee henkilötietoja?
Vastataksemme kyselyyn, jonka olet lähettänyt sähköpostitse, kotisivujen Chat-palvelussa, puhelimitse tai täyttämällä yhteydenottolomakkeen kotisivuillamme (katso alta).	Tietoja, jotka jaat kanssamme ottaessasi yhteyttä lisätietoja pyytäen. Jos pyydät yhteydenottoa puhelimitse, käsittelemme nimeäsi ja puhelinnumeroasi. Jos lähetät kyselysi sähköpostitse, käsittelemme sähköpostiosoitettasi.	Käsittelyä vaaditaan täyttääksemme toiveesi, tässä tapauksessa vastataksemme kyselyysi ja tarjotaksemme lisätietoja.	3 kuukautta siitä, kun olemme vastanneet kyselyysi, jotta voit palata asiaan lisäkysymysten tiimoilta tai edetä matkavarauksessasi.

Henkilötietojesi käsitteleminen ilmoittautuessasi yhteen tapaamisistamme/tilaisuuksistamme

Mitä tarkoituksia varten STS käsittelee henkilötietoja?	Mitä henkilötietoja STS käsittelee?	Mikä on STS:n oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle?	Kuinka kauan STS käsittelee henkilötietoja?
Kirjataksemme ilmoittautumisesi infotilaisuuteen tai tapaamiseen.	Nimeäsi, puhelinnumeroasi ja sähköpostiosoitettasi.	Käsittelyä vaaditaan täyttääksemme toiveesi, tässä tapauksessa kirjataksemme ilmoittautumisesi.	Kunnes tilaisuus/tapahtuma/tapaaminen on ohitse ja olemme varmistaneet, ettei sinulle jäänyt kysyttävää sen tiimoilta.
Antaaksemme tarvitsemaasi lisätietoa ennen tilaisuutta/tapaamista.	Nimeäsi, puhelinnumeroasi, sähköpostiosoitettasi ja/tai muita tietoja, joita olet jakanut kanssamme.	Käsittelyä vaaditaan täyttääksemme toiveesi, tässä tapauksessa pitääksemme huolen siitä, että sinulla on kaikki tarvittava tieto osallistuaksesi tilaisuuteen/tapaamiseen.	Kunnes tilaisuus/tapahtuma/tapaaminen on ohitse ja olemme varmistaneet, ettei sinulle jäänyt kysyttävää sen tiimoilta.

Henkilötietojesi käsitteleminen lähettäessäsi hakemuksen vaihto–ohjelmaan

Mitä tarkoituksia varten STS käsittelee henkilötietoja?	Mitä henkilötietoja STS käsittelee?	Mikä on STS:n oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle?	Kuinka kauan STS käsittelee henkilötietoja?
Käsitelläksemme hakemuksesi vaihto-ohjelmaan.	Nimeäsi, kansallisuuttasi, puhelinnumeroasi, sähköpostiosiotettasi, postiosoitettasi ja syntymäaikaasi. Jos haet vaihto-ohjelmaan, pyydämme ja käsittelemme myös seuraavia huoltajasi/huoltajiesi tietoja: nimi, sukulaisuussuhde, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Käsittelemme myös antamiasi tietoja siitä, mihin ohjelmaan olet hakenut, milloin ja kuinka pitkäksi aikaa.	Käsittelyä vaaditaan täyttääksemme toiveesi, tässä tapauksessa edetäksemme hakemuksesi suhteen kohti sopimuksen kirjoittamista.	Kunnes olemme käsitelleet yhteydenottosi.
Jatkaaksemme hakemuksesi käsittelyä.	Nimeäsi ja yhteystietojasi.	Käsittelyä vaaditaan täyttääksemme toiveesi, tässä tapauksessa edetäksemme vahvistaaksemme paikkasi hakemassasi ohjelmassa.	Kunnes päätät, ettet halua enää jatkaa mukana prosessissa tai siirryt hakuprosessissasi seuraavaan vaiheeseen.

Henkilötietojesi käsitteleminen ilmaistessasi kiinnostuksesi isäntäperhe- tai STS Ambassador -toimintaan kotisivuillamme

Mitä tarkoituksia varten STS käsittelee henkilötietoja?	Mitä henkilötietoja STS käsittelee?	Mikä on STS:n oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle?	Kuinka kauan STS käsittelee henkilötietoja?
Käsitelläksemme yhteydenottosi isäntäperhe- tai STS Ambassador -toiminnan tiimoilta.	Nimeäsi, puhelinnumeroasi, sähköpostiosoitettasi ja muita tietojasi, joita olet jakanutkanssamme täyttäessäsi lomakkeen kotisivuillamme.	Käsittelyä vaaditaan täyttääksemme toiveesi, tässä tapauksessa edetäksemme pyyntösi suhteen kohti sopimuksen kirjoittamista.	Kunnes olemme käsitelleet yhteydenottosi.
Käsitelläksemme ilmoittautumisesi STS Ambassador -toimintaan.	Nimeäsi, puhelinnumeroasi, sähköpostiosoitettasi, kansallisuuttasi, syntymäaikaasi ja muita tietoja, joita olet jakanut kanssamme ennen matkaasi sekä tietoja, jotka jaat toimintaan liittyen.	Käsittelyä vaaditaan täyttääksemme toiveesi, tässä tapauksessa kirjataksemme/lisätäksemme sinut mukaan STS Ambassador -toimintaan.	Kunnes olemme käsitelleet ilmoittautumisesi.
Jatkaaksemmehakemuksesi/ ilmoittautumisesikäsittelyä.	Nimeäsi ja yhteystietojasi.	Käsittelyä vaaditaan täyttääksemme toiveesi, tässä tapauksessa edetäksemme vahvistaaksemme hakemuksesi/ilmoittautumisesi.	Kunnes päätät, ettet halua enää jatkaa mukana toiminnassa tai siirryt toiminnassa seuraavaan vaiheeseen.

Henkilötietojesi käsitteleminen varatessasi matkan tai hakiessasi

Mitä tarkoituksia varten STS käsittelee henkilötietoja?	Mitä henkilötietoja STS käsittelee?	Mikä on STS:n oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle?	Kuinka kauan STS käsittelee henkilötietoja?
Tehdäksemme alustavan varauksen yhteen tarjoamistamme palveluista (kielimatka tai vaihto-ohjelma). Toiminta edellyttää sukupuolitiedon käsittelyä sinulle sopivan majoituksen varmistamiseksi.	Nimeäsi, kansallisuuttasi, puhelinnumeroasi, sähköpostiosiotettasi, postiosiotettasi ja syntymäaikaasi. Jos toinen oppilas on mainunnut sinut varauksessaan ilmoittaen matkustavansa yhdessä kanssasi, käsittelemme nimitietojasi myös tähän tarkoitukseen. Varatessasi kielimatkan tai hakiessasi vaihto-ohjelmaan käsittelemme myös huoltajasi yhteystietoja sekä tietoa sukulaisuussuhteestanne.	Käsittelyä vaaditaan täyttääksemme toiveesi, tässä tapauksessa varmistaaksemme, että kuulut kohderyhmään ja voit matkustaa kanssamme sekä edetäksemme varauksesi/hakemuksesi vahvistamisessa.	Kunnes olemme käsitelleet varauksesi/hakemuksesi.
Jatkaaksemme varauksesi/hakemuksesi käsittelyä ja ottaaksemme sinuun yhteyttä sen tiimoilta.	Nimeäsi ja yhteystietojasi.	Käsittelyä vaaditaan täyttääksemme toiveesi, tässä tapauksessa vahvistaaksemmeja täydentääksemme varauksesi/hakemuksesi.	Kunnes päätät, ettet halua enää jataka matkaa STS:n kanssa tai siirryt seuraavaan vaiheeseen varauksesi/hakemuksesi suhteen.

STS Tietosuojaseloste on päivitetty ja hyväksytty viimeksi 30.1.2019